Exemples de missions confiées à l’assistant de manager en alternance

L’activité de l’Assistant de Manager, essentiellement de nature relationnelle, organisationnelle et administrative peut être caractérisée par des activités de soutien (à la communication et aux relations internes et externes, soutien à l’information, aide à la décision et organisation de l’action) ainsi que par des activités déléguées, réalisées en toute autonomie.

Dans la cadre de votre fonction en tant que salarié-stagiaire, vous pourrez être amené à (en français et dans une langue vivante étrangère) :

Participer à un recrutement

Préparer et suivre les formations

Gérer les absences, suivre les congés annuels

Participer à l’information sociale des salariés

Mettre à jour la base de données du personnel

Elaborer et suivre le budget de fonctionnement du service

Gérer les achats de matériels et de fournitures (de la recherche d’un fournisseur à la gestion des stocks)

Participer à l’aménagement de l’espace de travail

Optimiser la circulation de l’information

Participer à l’évolution, à la sécurité du système d’information

Mettre en œuvre des processus administratifs

Aider à la décision (identification du problème ou du besoin, proposition de solutions, suivi de la décision)

Organiser des déplacements

Organiser un événement : salon, colloque, convention… (logistique, communication, coût, résultats)

Gérer une réunion

Animer un travail collaboratif

Créer, entretenir, activer un réseau relationnel à l’externe en France ou à l’international

Accueillir, informer des visiteurs étrangers

Négocier dans une langue étrangère

Assurer une veille informationnelle

Créer une base de données relationnelles

Réaliser une enquête

Créer des documents (plaquette commerciale, prospectus…)

Elaborer un dossier documentaire, comptable

Elaborer une revue de presse

Gérer les documents du service (acquisition numérique de documents, classement informatisé, choix d’un mode d’archivage adapté…)

Optimiser l’utilisation des logiciels bureautiques, mettre en œuvre des procédures

Participer à des prospections (téléphoniques, par publipostage, relances…)

Optimiser le suivi des impayés (par téléphone, par courrier…)

Prendre en charge de façon autonome le suivi des clients

Elaborer des statistiques de vente, des tableaux de bord

On compte près de 1 million d’assistants en France et les économistes prévoient encore un développement de ces fonctions dans les années à venir notamment en région parisienne. Les spécialistes annoncent une pénurie pour 2010, au moment du départ en retraite de nombreux assistants. C’est le métier qui occupe le plus de personnes après celui d’enseignant. Profession féminisée à 95 %, on compte en France, 20 000 recrutements par an pour les 5 années à venir.

Les postes, très variés, peuvent être exercés dans tous types d’organisation (entreprises, associations…), quels qu’en soient le secteur d’activité, la structure, la dimension et dans tous types de services (Commercial, Ressources Humaines, Juridique, Marketing, Commercial, Export…). Pour ce diplôme, les intitulés sont extrêmement variables. Les appellations les plus fréquentes sont Assistant en communication, assistant commercial, assistant ressources humaines, assistant de groupe de projet ou encore Assistant de Direction.

Par ailleurs, une fois le BTS obtenu il est possible de poursuivre ses études (en préparant, par exemple, une licence professionnelle) et/ou d’évoluer au sein de l’entreprise pour occuper d’autres fonctions.